Por Esteban Villalobos
Project Manager Ingenium
En la última década la humanidad ha experimentado una evolución tecnológica adaptativa a las necesidades propias de un mundo dinámico. Siendo el crecimiento del mercado digital el principal responsable de acelerar el desarrollo de proyectos de centros de datos, que permiten ser el puente y respaldo de millones de transacciones informáticas.
Por otra parte, la pandemia impulsó la digitalización y el tráfico de Internet, según CISCO, en 2018 el 60% de la población regional estaba compuesta por usuarios de Internet, pero dicho número alcanzará el 70% para 2023. Para este mismo año el mundo alcanzó los 5.160 millones de personas conectadas a Internet, lo que representa el 64% de la población mundial y un incremento del 1.9% con respecto al 2022, según Digital Report 2023.
Todos estos datos, generados por la revolución tecnológica, deben ser soportados en data centers que cumplan con las exigencias del nuevo cliente digital. La estrategia de éxito para la creación de los centros de datos está estrechamente vinculada a la correcta gestión de los proyectos, cumpliendo sus objetivos de negocio a través de metodologías, marcos de trabajo, herramientas y la articulación de todos los interesados.
PMO: ente contralor y servidor
Cada vez los proyectos se vuelven más dinámicos, sean estos pequeños o de gran escala. La necesidad de contar con una oficina de gestión de proyectos (PMO, por sus siglas en inglés, Project Management Office) trae consigo un sin número de beneficios para el desarrollo completo de un Data Center.
LA PMO, con sus diferentes figuras como el Project Controller y el Project Manager, es la responsable de cumplir los objetivos reales de un proyecto en su proceso de planificación, creación, desarrollo y entrega al cliente; y como ente articulador debe prevalecer la entrega de valor para todos los interesados.
Actualmente existen diferentes metodologías, guías y marcos de trabajo que han sido desarrollados en las últimas décadas, por cientos de profesionales a cargo de proyectos en diferentes carteras o disciplinas. Hablamos de enfoques predictivos o ágiles y prácticas como Scrum, Kanban, o metodologías como PM2 o Prince.
Los profesionales miembros de la PMO tienen la tarea de planificar, monitorear y controlar un proyecto. Pero, también, deben velar por una correcta administración siendo diligentes, respetuosos y atentos. Son un grupo de personas que sirven como intermediarios para solucionar los impedimentos que pueden enfrentar los diferentes profesionales involucrados en un proyecto.
Factores clave
Son muchos los aspectos que componen la dirección de proyectos para un centro de datos, sin embargo, se pueden enmarcar los siguientes como base fundamental para consolidar el éxito:
- La génesis del alcance y sus límites
Plasmar y delimitar el alcance de lo que realmente requieren los clientes en sus proyectos, inicia con una comprensión de la necesidad directa del negocio. En un portafolio de servicios, para soluciones de centros de datos, se pueden encontrar el diseño de un nuevo recinto, el rediseño, una ampliación a un centro en operación, servicios de certificación, evaluaciones o informes, administración de la construcción, entre otros.
En este momento hay dos puntos adicionales que complementan la decisión del alcance: los límites y restricciones que pueden existir. Delimitar y definir el alance con claridad y transparencia permite cumplir con calidad el proceso de los entregables.
- El fujo de una comunicación clara
Los centros de datos son repositorios y pasarelas de transacciones informáticas y tienen una importante responsabilidad de ser un puente de comunicación digital. Por lo tanto, la gestión de las comunicaciones debe ser libre, transparente y clara en todos los procesos.
La PMO debe asegurar la planificación, recopilación y distribución de la información de manera oportuna para facilitar la toma de decisiones, disminuir confusiones e interpretaciones entre los diferentes miembros del equipo, sean estos clientes internos o clientes externos.
- Crear una cultura de la gestión de riesgos
La PMO debe fortalecer la cultura de la gestión de riesgos. Saber identificar posibles riesgos, analizar su impacto y posibilidad de que ocurra, al igual que tener un plan en caso de que estos sucedan, son parte de esa política cultural.
La gestión de riesgos debe ser abrazada por todos los interesados del proyecto para enfrentar las posibles amenazas y oportunidades que puedan surgir en el camino.
- Los criterios de aceptación y la mejora continua como pilares de la calidad
Garantizar de forma oportuna los criterios de aceptación permite cumplir los requerimientos solicitados por los clientes con satisfacción. En los proyectos siempre deben existir puntos de chequeo en diferentes etapas, estos puntos nos permiten aprobar por medio de entregas porcentuales el avance de diseños, procesos de certificación, desarrollos de informes y más servicios que un centro de datos puede requerir.
La gestión de la calidad debe ser un proceso de mejora continua, estandarizado y se deben utilizar métodos conceptuales que nos ayuden a cumplir este cometido. Tener claro cuándo un producto está terminado y cuáles serán los criterios de aceptación, son variantes que se definen desde el inicio con los responsables de aprobar las etapas y sus puntos de revisión.
En resumen, la PMO desempeña un papel esencial en la gestión eficiente de proyectos de construcción y planificación de Data Centers, asegurando que se alcancen los objetivos establecidos en términos de tiempo, costos, calidad y cumplimiento de requisitos, al tiempo que minimiza los riesgos y maximiza la eficiencia en la ejecución del proyecto.
Sobre el autor
Arq. Esteban Villalobos, MGP. Es parte del equipo de la PMO de Ingenium y cuenta con una amplia experiencia en administración de proyectos en diferentes sectores como: arquitectura e ingeniería, administración inmobiliaria, políticas públicas y marcas retail. Se unió al equipo de Ingenium en mayo 2023 y ha estado a cargo de diferentes proyectos contribuyendo al éxito de los Data Centers en Latinoamérica.
