Proveedores: 20 puntos a considerar

 

Cuando se está adquiriendo un producto o servicio crítico para el centro de datos, es una buena práctica elaborar un cuadro de evaluación técnico-económica para el producto o el servicio. No obstante, a la hora de evaluar al proveedor, también tenemos que basarnos en la perspectiva que se tiene de él para poder tomar una decisión. El presente documento tiene como finalidad ayudar a los responsables del centro de datos a aclarar esa perspectiva por medio de 20 puntos a considerar al momento de seleccionar un proveedor.

 

  1. Definición: Es importante saber quién es el proveedor. Esto tiene un efecto directo en los requerimientos que se soliciten en función de si es Fábrica, Oficina Local de la Fábrica, Representante o Distribuidor. Por ejemplo: «Cartas de representación» y «Cartas de autorizaciones de productos y servicios que pueden ofrecer».

 

  1. Trayectoria: La presencia activa e ininterrumpida en el mercado local e internacional en el rubro de centros de datos se debe tomar en cuenta para la evaluación. Por ejemplo: «Cantidad de años en el mercado», «Cantidad de años en el rubro centro de datos» y «Cantidad de alianzas corporativas».

 

  1. Respaldo: Es necesario saber cuáles son las garantías y los respaldos con los que cuenta el proveedor, los permisos y las autorizaciones otorgados desde fábrica o casa matriz, liquidez financiera, seguros, etc. Por ejemplo: «Estados financieros», «Proyectos con montos adjudicados» y «Póliza contra daños y siniestros».

 

  1. Infraestructura: Es necesario validar las características de la infraestructura con la que cuenta el proveedor. Esto brinda lineamientos para los requerimientos que solicite el responsable del centro de datos. Por ejemplo: «Lista de edificaciones» y «Ubicación de las edificaciones (oficinas, almacenes, talleres)».

 

  1. Organización: Contar con una estructuración clara de la compañía y sus respectivos responsables. Esto permite identificar rápidamente cómo labora la compañía y cuáles son los contactos según las necesidades del centro de datos. Por ejemplo: «Organigrama», «Contactos» y «Contratos y personal subcontratado».

 

  1. Normativa: Debe estar al día con las obligaciones y normativas locales (seguro social, tributación, pólizas de trabajo, etc.). En algunos casos, también existen obligaciones y normas internacionales; ambas deben ser consideradas. Por ejemplo: «Comprobantes del seguro social» y «Pólizas de riesgo laboral».

 

  1. Experiencia: En el portafolio de productos y servicios, debe verificarse claramente que el núcleo de los negocios sean los centros de datos, con el fin de comprobar el conocimiento y dominio aplicado. Por ejemplo: «Cantidad de clientes y proyectos de los centros de datos» (incluir fecha, lugar, rol, metros cuadrados, kilovatios, cantidad de espacios o racks, etc.).

 

  1. Especialidad: De todos los proyectos del centro de datos, se deben identificar los segmentos en los cuales se ha especializado, y los cuales ha investigado, desarrollado e impulsado. Esto afina su grado de experiencia. Por ejemplo: «Volumen de equipos por sistema, aplicación y tipo» y «Volumen de equipos por modelo y potencia».

 

  1. Reputación: Durante la trayectoria se crea una carrera o reputación con base en la forma en que realizan los trabajos, la cual siempre debe ser validada para asegurar un excelente y correcto trabajo en todas las áreas. Por ejemplo: «Cartas de referencia» y «Recomendación de otros proyectos o clientes».

 

  1. Certificaciones: Las auditorías y certificaciones por entes externos a la compañía garantizan que la forma de realizar las labores sea adecuada. Estas pueden ser de fábrica o de un certificador de normas. Por ejemplo: «Certificaciones de fábrica», «Certificaciones en centros de datos» y «Certificados de calidad».

 

  1. Soporte técnico: Es imprescindible conocer la estructura, la organización y el alcance de la atención y el soporte técnico durante las etapas de preventa, venta y posventa. Por ejemplo: «Garantía», «Laboratorio», «Taller y bodega», «Especialistas locales», «Programa de mantenimiento», «Monitoreo remoto» y «Servicio de asistencia».

 

  1. Inventario: La disponibilidad de los productos o servicios y sus componentes en el mercado sirve para determinar los niveles de atención, aceptación y riesgos que se asumirán en la posventa. Por ejemplo: «Cantidad de productos instalados», «Índice de fallas y tiempo medio entre fallas (MTBF)», «Lista de repuestos» e «Importación».

 

  1. Nivel de servicio: Ofrecer diferentes niveles de atención y servicio adecuados a las necesidades del centro de datos y del mercado. Los mismos deben ser de conocimiento general y uniforme a lo interno del proveedor. Por ejemplo: «Soporte local», «Soporte directo de fábrica», «Soporte todo el año (7x24x365)» y «Servicio interno».

 

  1. Comunicación: Facilitar canales y medios de contacto y comunicación a los responsables del centro de datos durante todas las etapas del ciclo de vida, entre ellas diseño, construcción y operación del centro. Por ejemplo: «Contactos para ventas, garantía, ingeniería, etc.», «Servicio de asistencia», «Servicios móviles y en la nube» y «Servicio en guardia».

 

  1. Respuesta: Los tiempos de atención y respuesta ante las diversas situaciones que se pueden presentar durante el ciclo de vida del centro de datos deben ser parte fundamental de la selección del proveedor. Por ejemplo: «Tiempo de atención de emergencia», «Tiempo de presencia en sitio» y «Tiempo máximo de solución».

 

  1. Personal: Se requiere de capital humano calificado que tenga la formación académica y la experiencia exigidas para el puesto que desempeña, y que cuente con cursos especializados en los productos y servicios. Por ejemplo: «Cantidad de personal y personal certificado» y «Local y en fábrica».

 

  1. Procesos: Los procesos gobiernan la forma de hacer cada una de las tareas dentro de una compañía, facilitan el traspaso de conocimiento y la mejora continua de los mismos. Por ejemplo: «Plan de mantenimiento documentado», «Manuales e instructivos disponibles», «Especificaciones técnicas» y «Planos».

 

  1. Tecnología: Debe contar con una plataforma tecnológica (herramientas, instrumentos y software) que permita el cumplimiento de las tareas y que promueva el análisis de situaciones y tendencias. Por ejemplo: «Lista de herramientas e instrumentos», «Programa de calibración» y «Biblioteca virtual».

 

  1. Capacitación: El constante entrenamiento, evaluación y capacitación del capital humano reducen el riesgo de caídas del centro de datos por fallas humanas. Las capacitaciones pueden ser locales o externas. Por ejemplo: «Plan de capacitación del personal» y «Horas de entrenamiento en fábrica».

 

  1. Valor agregado: Algo muy importante y necesario en todo proveedor de centros de datos es el valor adicional que puede brindar al personal y a la infraestructura en sí, a favor de la continuidad operativa. Por ejemplo: «Plan de capacitación para el cliente» y «Horas de entrenamiento en fábrica».

Por: Victor Fernandez – Critical Facilities Management Consultant