Los principales errores en las operaciones de los Data Centers

 

  • Cómo solucionar errores y brindar eficiencia a los procesos y negocios

 

Durante años la industria de Data Center aceptó la idea de que los errores operativos debidos a fallas humanas (y no a las fallas de un proyecto de Data Center mal concebido) eran la principal causa de los problemas que resultaban en la parada de los centros de datos. Ahora, las empresas que implementan proyectos de Data Center actualmente están aumentando, y mucho sus análisis de operaciones. De esta forma, es posible transmitir las necesidades operativas al equipo encargado de la administración del Data Center para que se creen programas basados en el perfil de riesgo del centro de datos.

Sin embargo, es necesario tener paciencia para crear un programa de operaciones estándar, ya que la mayoría de las empresas no canalicen su pericia hacia la determinación de la infraestructura necesaria para el buen funcionamiento del Data Center.

A continuación, presentamos los principales errores en las operaciones de los Data Centers.

 

Deficiente cumplimiento de las exigencias del equipo

 

Muchas empresas definen las necesidades de los equipos encargados del Data Center con base en criterios que no son totalmente adecuados a estos casos. En el entorno del centro de datos subestimar las necesidades del equipo de trabajo es un riesgo que resulta en una falta de cobertura en caso de una emergencia. Estas necesidades se deben basar en el perfil de riesgo del Data Center y en el presupuesto de la empresa. Se debe crear una tabla que distribuya la fuerza de trabajo en una configuración optimizada para responder a las emergencias, mantener los equipos en buen estado y administrar a los proveedores.

Cuando el equipo de operaciones está excluido de la elaboración del proyecto de implementación del centro de datos, futuras modificaciones y reparaciones se transformarán en una necesidad constante. Este equipo de trabajo, mucho más que el proyecto inicial, es el que mantendrá las instalaciones en buen estado de funcionamiento, gestionará los costos y protegerá las inversiones de la empresa al igual que la credibilidad de los servicios.

Uno de los primeros pasos que hay que dar para construir un centro de datos altamente eficiente y de bajo costo es utilizar el enfoque de TCO (Costo Total de Propiedad) [Total Cost of Ownership], que equilibra los costos de capital y operativos con las necesidades de la empresa. Parte de este proceso es determinar los criterios de proyecto y las características de desempeño, adaptadas específicamente a la organización.

 

Confiar demasiado en el proyecto del Data Center

 

Otro de los principales errores de la operación en la empresa, es creer que un alto nivel de redundancia justifica la ausencia de inversiones que garanticen el adecuado funcionamiento del centro de datos y un programa de mantenimiento. La parte operativa, más que mantener el proyecto en sí, mantendrá las instalaciones funcionando con calidad.

Esto se ve claramente en el hecho de que muchas operaciones de instalaciones críticas las realizan empresas especializadas en mantenimiento de edificios comerciales que no tienen experiencia en la ejecución o gestión del mantenimiento de instalaciones críticas. Edificios comerciales operan con base en la filosofía de que los sistemas se pueden desconectar para fines de mantenimiento o reparaciones. Este concepto no se aplica al Data Center, ya que desconectarlo, aunque sea por poco tiempo puede comprometer una serie de oportunidades de negocios.

Tanto la instalación de la infraestructura como la definición de un equipo de operaciones se deben estructurar con un objetivo en mente: maximizar el tiempo de funcionamiento. El entorno dentro de un centro de datos, presenta características y requisitos especiales que los programas tradicionales de mantenimiento de instalaciones no abordan debidamente. Dichas características y requisitos incluyen:

  • Necesidad de alto desempeño;
  • Disponibilidad de funcionamiento integral sin ninguna parada de producción;
  • Técnicas de redundancia para que no haya una desconexión total de las operaciones;
  • Procedimientos de recuperación de emergencia;
  • Documentación de procesos, control de cambios y registros pasibles de auditoría.

 

Sobrecargar el programa de operaciones con la documentación de procesos y procedimientos

 

Cada acción tomada en un entorno crítico como el del Data Center se debe documentar debidamente. Estos registros deben agregar valor mediante la medición de un resultado esperado y de esta forma, crear una base para acciones correctivas o para promover una mejora continua y proactiva. La documentación de un proveedor es un componente importante para la operación del centro de datos. Sin embargo, el detalle de los procedimientos también es bastante importante para que el equipo pueda trabajar de manera eficiente. Estos incluyen las orientaciones de las instalaciones, las operaciones de rutina, el mantenimiento preventivo, el mantenimiento correctivo y la respuesta de emergencia.

Además, los planos exactos de la construcción del centro de datos son esenciales para la seguridad y confiabilidad de las operaciones de implementación. Parece sencillo elaborar listas de equipos, ámbitos de mantenimiento de trabajo y cronogramas de mantenimiento, pero muchas veces dichas listas no son elaboradas o lo son de manera incorrecta o inadecuada, a pesar de que dicha información es sumamente necesaria para que implemente cambios la empresa.

 

Capacitación y desarrollo inadecuado de los equipos

 

Después de la contratación de un equipo calificado para trabajar en el Data Center, es importante darles apoyo apropiado, capacitación y oportunidades de crecimiento dentro de la empresa. Como indican diversas encuestas, crear un entorno positivo mejora significativamente la productividad de los colaboradores y su voluntad de permanecer en la empresa. Mantener un equipo de trabajadores bien estructurado y bien definido en el Data Center es esencial, pues en un espacio en donde las actividades ahí realizadas son importantes para el funcionamiento y la eficiencia de la empresa, la alta rotación de colaboradores puede implicar un riesgo en la mayoría de los programas operativos, además de la pérdida de know-how (conocimiento técnico).

Un equipo bien capacitado sabe cómo funciona la planta del proyecto, cómo operar y mantener la seguridad del lugar y qué hacer cuando las cosas no funcionan de la manera esperada. Cuando se construye una instalación, la capacitación normalmente la proporcionan los proveedores y las empresas involucradas en dicha construcción, lo que limita su alcance a componentes específicos, en vez de cubrir la operación de la planta como un todo. Por definición, el fabricante o los técnicos generalmente imparten a algunos colaboradores un curso de nivel muy básico principalmente dirigido a la práctica en el entorno del Data Center. Después de recibir la capacitación dichos colaboradores capacitan a otras personas del equipo. En este escenario, es muy fácil que procedimientos no apropiados o metodologías con fallas se transmitan y estandaricen como correctas en el entorno de trabajo.

Por este motivo existe la necesidad de tener un programa que proporcione una formación adecuada en un formato que aumente el nivel de conocimiento de todos los colaboradores y que verifique efectivamente el logro de los objetivos de calificación. A través de la división básica del conocimiento a transmitir en diversos niveles es posible implementar un plan de capacitación. Programas de formación continua se deben ver como una inversión a largo plazo en el negocio como un todo.

La razón más común de que existan programas de capacitación ineficientes es la inversión insuficiente de tiempo y dinero en el desarrollo del programa. La mayoría de los gestores no entiende que el costo y el esfuerzo realizado para desarrollar un típico programa de capacitación son superados con creces por el aumento de la disponibilidad, el menor costo de mantenimiento y la menor rotación de los colaboradores.

 

No desarrollar o no implementar sistemas de calidad

 

Aportar mejoras continuas a los procesos es la única forma de garantizar que sean eficientes, confiables y rentables las operaciones del Data Center. Por eso, para que un programa pueda obtener sistemas de calidad tiene que seguir dos principios básicos:

– Garantía de la calidad: procesos que garanticen que no se introducirán errores en el sistema.

– Control de calidad: mediciones tomadas en varias fases del proceso que identifiquen problemas potenciales que se puedan convertir en fallas del sistema.

Es difícil de alcanzar el nivel de excelencia exigido para evitar la inactividad del centro de datos, pues ningún proceso o procedimiento es perfecto, principalmente en las fases iniciales. Por eso, es crucial que la empresa tenga un plan de mejora continua de los procesos. Por ejemplo, todos los documentos del Data Center deben tener una sección de retroalimentación para documentar todas las variaciones necesarias para ejecutar o mejorar el procedimiento. De esta forma, dichas variaciones se incorporarán a las nuevas versiones del procedimiento y se revisarán constantemente, lo que garantizará la calidad del sistema.

 

No utilizar herramientas de gestión de software

 

Una manera bastante fácil de reducir gastos es dejar de utilizar herramientas de gestión de software. Sin embargo, la cantidad de documentación necesaria para ejecutar un programa de operaciones exitoso es enorme y a menudo se debe recuperar rápidamente. Una hoja de cálculo puede resolver el problema momentáneamente, pero realizar una gestión deficiente de la documentación del centro de datos conlleva muchos riesgos.

Un ejemplo de esto es el caso de un Data Center de 4,645,152 m² que, en un período de 3 meses, pasó por más de 700 intervenciones de mantenimiento preventivo y aproximadamente 480 de mantenimiento de corrección de fallas. Además, se realizaron pruebas de garantía y control de calidad. Dichas actividades dependen de una coordinación y documentación detallada. ¡Es fácil imaginar la dificultad de registrar todos estos datos sin la ayuda de un software!

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La implementación de un Sistema Informatizado de Gestión de Mantenimiento o CMMS (Computerized Maintenance Management System) ayuda en la programación, atribución y seguimiento de todas las actividades de mantenimiento del centro de datos. El registro de dichas actividades se puede utilizar para gestionar estadísticas importantes sobre la calidad de las instalaciones, la efectividad del programa y la utilización de los recursos.

De esta forma, un sistema informatizado de gestión de mantenimiento, utilizado junto con un sistema de análisis de calidad, posibilitará la implementación de prácticas más avanzadas como, por ejemplo, el mantenimiento preventivo. Asimismo, permitirá reducir costos y riesgos en el Data Center.

Además, existe otra herramienta de gestión de software que es un sistema de gestión de documentos o DMS (Document Management System). Esta herramienta se utiliza para ofrecer el almacenamiento electrónico de la documentación del centro de datos, como, por ejemplo, métodos de procedimientos, procedimientos de respuesta de emergencia, políticas de seguridad, cronogramas de mantenimiento y reportes de las instalaciones, entre otros. Es crucial que la empresa encargada del Data Center tenga un archivo de información que se pueda actualizar y utilizar constantemente como una plataforma de gestión de cambios.

La razón de esto es que cualquier instalación que esté sujeta a evaluaciones y auditorías externas debe trabajar con un sistema de gestión de documentación como parte de un enfoque amplio de Sistemas de Calidad. Una gestión completa del centro de datos requiere un enorme compromiso por parte de la empresa.

Fuente:  Canal Comstor

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