Articulo Técnico

 

“Llave en mano” versus “Diseño y construcción”  Ventajas y desventajas

En proyectos de Data Center ¿Cuál método debo elegir?

 

Colombia, 24 de agosto de 2015 – Al momento de las decisiones importantes para llevar a cabo un proyecto de data center, uno de los principales interrogantes de los responsables de su ejecución tiene que ver con el tipo de contratación que conviene más para el proyecto y para la empresa contratante: si una contratación tipo llave en mano o separar la contratación de diseño y construcción.

Ambos tipos de contratos tienen sus ventajas y desventajas respectivas.

La contratación “Llave en mano” ha sido empleada desde hace bastante tiempo, principalmente en proyectos de construcción de infraestructura civil y en procesos licitatorios de entidades públicas o gubernamentales, cuando el proyecto tiene una complejidad media o alta y se cuenta con un alcance muy bien definido por parte del contratante, pero en los últimos años se ha empleado de forma indiscriminada en procesos contractuales de proyectos TIC, entre ellos los data centers, sin importar su tamaño, complejidad y alcance.

Por su parte, separar la contratación de “Diseño” de la de  “Construcción” busca separar el diseño del contratista de construcción e implementación, realizando previamente un diseño -conceptual o incluso detallado-, los estudios preliminares y especificaciones técnicas ajustadas a los requerimientos del proyecto y del dueño, de tal manera que los oferentes interesados en la construcción cuenten con la información suficiente y adecuada para preparar sus propuestas de manera precisa, minimizando o eliminando las asunciones que estos deben realizar para el proyecto “Llave en mano”.

Ambos esquemas son válidos, no obstante, se pueden plantear ventajas y desventajas de ambos tipos de contrataciones, y aunque la lista podría ser más extensa, las principales se presentan a continuación.

Las ventajas de la contratación “Llave en mano”, de las cuales algunas erróneamente se dan por hecho en proyectos de centros de datos porque aparentemente son inherentes a su esencia, son:

  1. Menor tiempo total de contratación del proyecto al tener solo un proceso contractual en lugar de dos separados. Lo anterior no implica necesariamente menor tiempo total de ejecución.
  2. Aparente “menor costo” al integrar “todos” los elementos bajo un único contratista.
  3. Se pueden minimizar las órdenes de cambio (las cuales generan mayores gastos hacia el contratante) durante la ejecución del proyecto, ya que al ser llave en mano, la mayoría de los cambios y ajustes caen dentro de la responsabilidad del único contratante.
  4. Resulta ser muy práctica para proyectos pequeños, tales como cuartos de comunicaciones y pequeñas salas de cómputo, en los cuales usualmente existe un presupuesto muy limitado para el proyecto.
  5. Definitivamente, la principal ventaja de este tipo de contratación es que le provee al contratante peace of mind (tranquilidad) al delegar la responsabilidad completa del proyecto en el “único contratista”, pues le resulta mucho más fácil administrarle e interactuar con este, es decir, “un único cuello que apretar”, en lugar de varios.

Esta delegación tan grande de responsabilidad en el contratista llave en mano, es la que irónicamente provoca la mayoría de las desventajas de este modelo de contratación:

  1. Mayor costo debido al mayor riesgo asumido con total responsabilidad, cuando realmente hay menos información para preparar las propuestas (comparado con el esquema “Diseño y construcción”) y, por ende, los oferentes deben tomar más asunciones. La forma típica de contrarrestar el mayor riesgo es aumentando el precio.
  2. Existe mayor disparidad a la hora de comparar las ofertas, tanto económicamente, debido a que cada oferente tiene criterios diferentes para apreciar el riesgo, como de forma técnica, por las asunciones diferentes y por los criterios variados para ofrecer las soluciones.  Típicamente, en la apreciación del riesgo, los oferentes pensarán en el peor escenario posible para ellos, aumentando así los precios en la oferta para buscar conservar sus márgenes ante posibles imprevistos y riesgos visibles y desconocidos.
  3. Normalmente, los diseños son sobredimensionados debido a la menor información disponible a la hora de preparar la oferta, pues se manejan mayores tolerancias en la capacidad de los equipos y se factorizan los imprevistos y desconocidos, causando capacidades mayores y, por esto, precios de equipos mayores en la oferta.
  4. A pesar del ítem anterior, después de que han obtenido el contrato, ya como contratistas, algunos de ellos buscan ahorros en la implementación (ahorros que quedarán para ellos y no para el dueño, porque el precio ya fue acordado) a través de diseños detallados de soluciones por debajo de los estándares exigidos y/o la inclusión de materiales o equipos de menor calidad y especificaciones técnicas aceptadas. No obstante lo anterior, contar con la calificada interventoría o commissioning por parte de una tercera empresa -experta y completamente independiente del contratista-, es indispensable para el proyecto para buscar minimizar y eliminar esta eventual desventaja, entre otras cosas.
  5. Se restringe la competencia ya que típicamente solo “los competidores más grandes” son capaces de asumir los mayores riesgos y la responsabilidad completa del proyecto lo que implica, por lo general, mayor precio de la oferta (las compañías más grandes normalmente requieren mayores márgenes).
  6. Finalmente, al delegar la responsabilidad completa del proyecto, el contratante cede injerencia y control sobre las topologías por emplear, el dimensionamiento y escalación de la infraestructura física, así como materiales y equipamiento por implementar.

Por su parte, contando con el hecho que la compañía que diseña no posea intereses cruzados en la fase de implementación y sea realmente independiente de los oferentes participantes en la etapa construcción, las ventajas del esquema “Diseño y construcción”,  son las siguientes:

  1. Se reduce notablemente la disparidad de las ofertas de implementación, ya que al contar con estudios y diseños previos, la cantidad de información disponible permite acotar mejor los riesgos, las capacidades y hasta las cantidades de equipos por ser ofertados en la solución. En otras palabras, se pueden alinear mucho mejor las ofertas de implementación a las necesidades y alcance especifico del proyecto, acotando más claramente el proyecto mismo.
  2. Simplifica el proceso que adjudica la implementación, al contar con menor disparidad en las ofertas, facilitando la comparación efectiva entre estas (comparando “peras con peras”) y acortando el proceso de negociación.
  3. Reducción de costos del proyecto para el contratante, ya que se elimina el sobredimensionamiento de la solución y se reducen ostensiblemente las asunciones del esquema llave en mano, optimizando el proceso de construcción e implementación del centro de datos. Asimismo, se obtiene mejor control e injerencia por parte del contratante respecto de la tecnología, materiales y equipos por emplear, al igual que mayor conocimiento de las capacidades y escalación de la infraestructura física. En este caso, los ahorros son efectivamente para el contratante, no así para el contratista.

Sin embargo, también pueden existir desventajas para este tipo de contratación:

  1. Mayor tiempo total para definir el contratista de la implementación, aunque una vez más, esto no necesariamente implica un mayor tiempo total para la ejecución del proyecto.
  2. Mayor cantidad de solicitudes de cambio durante la ejecución, ya que el contratista de implementación puede pretender adiciones o modificaciones al contrato y cobrar gastos extra que generan sobrecostos al proyecto, alegando aspectos que pudiesen no estar dentro del alcance contratado o atribuyendo errores (con o sin razón) al diseño.
  3. Atribución de responsabilidades a la contraparte entre el diseñador y el contratista de construcción en el caso de que se dejen áreas grises dentro del alcance del proyecto y de las respectivas responsabilidades del diseñador y constructor. La atribución cruzada de responsabilidades puede causar sobrecostos y retrasos en la ejecución del proyecto.

No existe, entonces, una única mejor receta para adelantar la contratación de todos los proyectos del data center ya que cada compañía y el equipo responsable que esta designe para llevar a cabo el proyecto, tienen valoraciones diferentes respecto de lo que resulta ser más importante para el proyecto, por ejemplo, cumplir con el budget, el time to market o alcanzar el objetivo sin importar lo que cueste o tome. Por el contrario, es fundamental que los responsables de los proyectos de centros de datos sopesen muy bien las ventajas y desventajas de ambos tipos de contratación, de tal forma que puedan optar por el método más conveniente de acuerdo con los intereses y propósitos de la compañía y al alcance mismo del proyecto específico.

Por: Juan Carlos Londoño Z. – Ingeniero Consultor Senior – INGENIUM
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