La gestión de integración en proyectos de centros de datos de acuerdo al Project Management Institute

 

La gestión de la integración es una de las áreas de conocimiento más importantes para la realización de cualquier proyecto. Anida los procesos en que se integran los demás subprocesos para lograr que los esfuerzos independientes confluyan en un resultado final según lo planeado. Por su relevancia, en este artículo se explicará esta área del conocimiento y sus procesos en proyectos de construcción de centros de datos.

La construcción de una instalación de centro de datos tiene la peculiaridad de que debe ejecutarse integrando varias disciplinas del conocimiento técnico. Como es sabido, las disciplinas básicas que no pueden faltar en un Data Center son:

  • Gestión de proyectos.
  • Sistemas de generación y transmisión de potencia.
  • Sistemas de aire acondicionado.
  • Sistemas de seguridad física y detección/extinción de incendio
  • Sistemas de tecnología de la información.

Según lo afirma la literatura del tema, la integración durante la gestión de un proyecto consiste en la toma de decisiones referentes a la asignación de recursos, balance de objetivos y manejo de las interdependencias entre las áreas del conocimiento.

Para entender el proceso de integración y lo importante que es en los grupos de procesos del PMI se hará una revisión de dichos procesos integradores. Sin embargo, antes de revisar los procesos integradores es importante notar que previo a la gestión del proyecto es necesario tener bien definidos los siguientes dos documentos:

  1. El business case: este documento permite entender cuál es la acción comercial que justifica la inversión del proyecto, para ello identifica los ingresos y gastos a raíz del proyecto, compara los beneficios con los costos de desarrollo, operación y el riesgo, de tal forma que se conozca el ROI.
  2. El Statement of Work (SOW): es una descripción narrativa de los productos o servicios que entregará el proyecto. Para este enunciado son claves tres conceptos:
    1. Definir la necesidad comercial.
    2. Describir el alcance del producto.
    3. Sustentar cómo se ajusta el proyecto al plan estratégico de la empresa.

Una vez que se cuente con el business case y el SOW se inicia con los grupos de procesos de un proyecto. Todo proyecto cuenta con procesos agrupados en 5 grandes grupos: iniciación, planeación, ejecución, monitoreo y control, y cierre.

El ciclo de vida del proyecto y los 5 grupos de procesos

Fuente: PMI, 2013.

En el grupo de procesos de iniciación se incluyen actividades del área de integración, tales como el desarrollo del acta del proyecto y la identificación de los interesados.

El acta del proyecto es el instrumento que sirve para formalizar la iniciativa del proyecto y definir sus ejes estructurales, a saber: objetivos, supuesto, restricciones, interesados y riesgos.

Diagrama de flujo del desarrollo del acta del proyecto

Fuente: PMI, 2013.

Ejemplo de un acta de proyecto

La identificación de los interesados es un listado donde de forma exhaustiva se deja registro de cada uno de los asociados de alguna forma al proyecto y su nivel de poder-interés. Con base en dicha lista se levanta un listado de sus principales requerimientos, la prioridad asignada a cada uno de ellos y el responsable de atenderlos.

Ejemplo de un listado de requerimientos

En el grupo de procesos de planeación se sigue con el proceso de integración continua mediante el plan de gestión del proyecto. Este plan integra cada uno de los planes subsidiarios: gestión del alcance, gestión del tiempo, gestión de costos, gestión de la calidad, gestión de los RRHH, gestión de las comunicaciones, gestión de los riesgos, gestión de las adquisiciones y gestión de los interesados. Este plan es el “documento maestro” que dicta las pautas sobre la forma en que se administrarán cada uno de los procesos de manera tal que se cumpla el objetivo del proyecto.

Diagrama de flujo del desarrollo del plan de gestión de un proyecto

Fuente: PMI, 2013.

En el grupo de procesos de ejecución se realiza un proceso integrador clave: dirigir y gestionar el trabajo del proyecto. Para la adecuada gestión del trabajo del proyecto, es clave contar con herramientas que faciliten el procesamiento de la información, la difusión de dicha información, el seguimiento de las reuniones, etc. Para ello, actualmente existen varias opciones en el mercado que funcionan de forma similar a un share point. En ellas se puede tramitar y compartir información técnica y administrativa relevante.

Ejemplo de herramienta de gestión de proyectos

En el grupo de procesos de monitoreo y control se encuentran procesos integradores como el monitoreo y control del trabajo del proyecto y gestionar el control de los cambios.

Finalmente, en el grupo de procesos de cierre está el proceso integrador de cierre del proyecto.

El ciclo de vida de los procesos de integración se comporta de la siguiente manera:

Como se observa, hay diversos procesos de integración durante todo el ciclo de vida del proyecto con el objetivo de asegurar que cada una de las disciplinas, planes y actividades estén coordinadas de forma tal que se logren los objetivos del proyecto.

Conclusiones:

  • El proceso de integración en un proyecto permite que el ciclo PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) se aplique adecuadamente para el aseguramiento de la calidad.
  • La inversión de tiempo en los procesos de integración es eso precisamente: una inversión y no un gasto, la cual rendirá muchos réditos cuando la interacción de los procesos individuales fluya sin contratiempos y/o retrabajos evitando así gastos no esperados o retrasos en la finalización del proyecto.
  • Un proyecto sin procesos integradores no sería más que un sinnúmero de actividades que no se conectan entre sí y con las cuales nunca se podrían obtener el objetivo final del proyecto; para aterrizar el concepto el mejor ejemplo es imaginarse un proyecto de construcción de una casa: habrán albañiles levantando muros y construyendo pisos, se tendrán carpinteros elaborando muebles y puertas, se contará con electricistas para realizar los circuitos eléctricos y otros obreros más… pero que pasaría si no hubiera un maestro de obras coordinando e integrando los esfuerzos individuales de cada uno de ellos? Probablemente nunca se lograría construir la casa o se obtendría algo muy diferente de lo planeado inicialmente… sucede lo mismo con un proyecto sin procesos integradores, el resultado final no sería el planteado inicialmente

Recomendaciones:

  • No inicie un proyecto sin contar con el debido plan de gestión, recuerde que la planeación adecuada es la herramienta inicial para poder aplicar el ciclo PHVA a su proyecto.
  • Asegúrese de que la gestión de integración cuente con una herramienta que facilite la interacción de los distintos actores en la obtención y divulgación de la información concerniente al proyecto.
  • Es recomendable que el PM colabore en la construcción del plan de gestión del proyecto, un PM que recibe un plan de gestión ya elaborado por terceros normalmente no coindice con los criterios emitidos en el mismo por lo cual se puede dar conflicto entre lo planeado y lo que el PM considere que se requiere aplicar.
Por: Juan Picón, Consulting Engineer Ingenium