Articulo Técnico

 

DCIM, la herramienta, no la solución

 

Colombia, 10 de febrero de 2016 – La continua y rápida evolución de las soluciones TIC, así como el crecimiento de los negocios y los proyectos TIC que este conlleva, hacen que los centros de datos de las organizaciones estén en permanente evolución y cambio, logrando así retos y oportunidades diferentes de mejora para cumplir con las necesidades de operar y mantener adecuadamente estos centros, los cuales requieren, entre otras cosas, de herramientas de administración y gestión orientadas a su operación, tales como el DCIM (Data Center Infrastructure Management, por sus siglas en inglés). Es así como muchas organizaciones buscan implementar soluciones de DCIM para mejorar la operación del centro de datos pero inadvertidamente conciben al DCIM como la solución o el fin y no como realmente es: la herramienta o parte de los medios.

En este artículo queremos destacar algunos de los errores típicos que muchas organizaciones cometen al tratar de implementar soluciones DCIM y, de manera contraria, reenfocar el tema de una forma más apropiada.

Prácticamente, todas las encuestas del mercado de Data Center colocan la adopción del DCIM como una tendencia gradual en los años recientes, proyectada para implementarse en más de la mitad de los centros de datos dentro de los próximos dos o tres años. Algunas compañías se embarcan en esta iniciativa simplemente para “estar a la vanguardia” dentro de las tendencias o mejores prácticas del mercado, por razones de marketing (cuando se prestan servicios de data center a terceros), o porque piensan que la operación, disponibilidad y eficiencia del centro de cómputo va a mejorar sustancialmente como una consecuencia lógica de contar con un DCIM en marcha.

Entendemos que las ventajas y beneficios de contar con una herramienta de DCIM adecuadamente implementada son altamente conocidos por la mayoría del mercado, y constantemente difundidos por las empresas fabricantes y representantes de estas herramientas. Entre las principales ventajas podemos destacar que:

– Optimiza el uso de los recursos físicos disponibles del centro de datos.
– Facilita la administración de los activos permitiendo mejorar la disponibilidad y eficiencia del centro de datos.
– Disminuye el impacto en los procesos del negocio y ayudar a mantener los SLA.
– Tiene la capacidad de gestionar el cambio en los flujos de trabajo del negocio de TI a nivel de infraestructura física y ligar la estructura física a las aplicaciones que residen encima de esta infraestructura,
– Promueve la gestión de la capacidad, del cambio y los activos del centro de datos, modelando escenarios y previendo tareas de manera anticipada para obtener el mejor provecho de los recursos.

Por lo anterior, no dudamos en ningún momento de los beneficios de contar con una herramienta de DCIM bien implementada, pero sí vemos con desánimo que la gran mayoría de las empresas que inicia esta implementación lo hace de manera errada, pensando en el DCIM como la solución a muchos problemas de sustentabilidad operacional, disponibilidad y eficiencia, y no realmente como una herramienta o medio para conseguir esos objetivos, tampoco la consideran como un apoyo a los diferentes procesos de gestión, operación y mantenimiento que deberían estar en ejecución dentro del centro de cómputo.

Esto último es precisamente donde la mayoría de las empresas fallan a la hora de contar con un DCIM, ya que dentro de la variada oferta del mercado de herramientas especializadas por subsistemas o las del tipo suite integrales, las adquieren sin contar con los procesos internos adecuados en marcha e incluso, muchas veces, sin procesos diseñados ni documentados. La adquisición se da en muchas ocasiones por la cantidad de funcionalidades, características técnicas y capacidades gráficas de la herramienta, desconociendo cuáles son las necesidades reales que el negocio requiere.

De manera equivocada, entonces, se parte de una herramienta DCIM con sus capacidades y funcionalidades específicas, y a partir de allí se empiezan a desarrollar procesos internos de gestión de la capacidad, cambio, activos y demás, cuando precisamente debería ser todo lo contrario.

Antes de decidir cuál herramienta DCIM es la mejor para el centro de datos de una organización y proceder a implementarla, es necesario contar con un marco operativo desarrollado de manera particular para la organización, que permita mejorar los procesos de operación y mantenimiento, y gozar de los beneficios antes mencionados.

El marco operativo del centro de datos es el conjunto de políticas, lineamientos y procedimientos, que dentro del esquema de trabajo de la metodología ITIL (Information Technology Infrastructure Library), ISO 20000 y COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) busca evaluar, desarrollar, implementar, documentar y proveer control de calidad a los diferentes procesos específicos que la organización requiere para que la operación esté alineada a los riesgos del negocio que le permitan alcanzar los objetivos empresariales al costo adecuado y cumplir con los SLA en el presente y futuro cercano.

Partiendo de las necesidades reales y específicas del negocio, el marco operativo debe abarcar tres aspectos fundamentales:

a) Personal a cargo: sus roles y responsabilidades, para los cuales deben ser especializados y entrenados; contar con un programa de retención y promoción; programa de entrenamiento continuo (abarcando certificaciones y recertificaciones orientadas a las tareas y procesos pertinentes), incluso simulacros periódicos de respuesta ante emergencias.
b) Procesos aplicables según la organización, como gestión de activos, incidentes, cambios, configuración, capacidad, disponibilidad, nivel del servicio, continuidad, calidad, entre otros; además de un programa de mantenimiento preventivo y correctivo con sus diferentes protocolos, documentación actualizada de los procesos y de la información relevante para el mantenimiento (programación y alcance de este), reglas de trabajo en las instalaciones críticas, programa de seguridad y salud ocupacional, recorridos de chequeo y planos as-built, etc.
c) Tecnología: herramientas de hardware y/o software que permitan recolectar, de manera continua, la entrada de datos en tiempo real de los diferentes procesos para ser procesados, organizados y presentados como información de valor, que permita a los responsables del centro de datos y niveles administrativos superiores tomar decisiones concretas sobre aquellos aspectos que sean de su interés mejorar. Aquí es donde entra el DCIM como una herramienta, entendiendo que existen también otras que proveen valor al marco operativo, ya sea desde el punto de vista de Facilities (responsable de la infraestructura crítica que soporta el centro de datos y eventualmente las instalaciones de oficinas), o de TI (responsable de los equipos críticos de TI y las aplicaciones que funcionan sobre estos) tales como BMS y DCFM, o el ITSM e Hypervisor de máquinas virtuales, entre otros.

Desafortunadamente, muchas organizaciones que invierten (sumas no despreciables) en herramientas DCIM, lo hacen sin siquiera tener un plan para el desarrollo de un marco operativo para su centro de datos y, por supuesto, sin contar con los procesos de gestión mínimos, ni documentación de cómo se realiza el proceso de mantenimiento y operación del centro de datos. De manera equivocada, algunas organizaciones invierten en el DCIM esperando que la solución implementada les permita contar con la visibilidad para desarrollar los procesos de gestión que requiere su centro de datos, cuando realmente el DCIM es una de las múltiples herramientas que desde el aspecto tecnológico entra a ser parte de los procesos de gestión y, por ende, del marco operativo del centro de datos.

Aclaramos, sin embargo, que contar con un marco operativo tipo Best in class toma años de revisión continua y depuración a través del ciclo permanente de calidad, por lo tanto, no se debe malinterpretar que la elección de una herramienta de DCIM solo debe hacerse hasta contar con un marco operativo depurado. El “tipo” de DCIM, es decir, los procesos que debe poder gestionar y las funcionalidades que esos procesos requieren, es algo que se puede ir definiendo durante el desarrollo del plan para obtener el marco operativo, aunque su adquisición no debería llevarse a cabo al menos hasta que se haya definido su implementación, es decir, el qué, cómo, quién y cuándo de los diferentes procesos del centro de datos.

Aun cuando en algunas organizaciones se cuente con procesos implementados de gestión para la operación y mantenimiento, o un marco operativo base o parcial, incluso después de entrar en operación la herramienta DCIM, puede ser visto por el cliente como una inversión que no alcanzó las expectativas o el ROI o, peor aún, dejarse a un lado muchos de los beneficios, ventajas y valores que podría aportar el DCIM al no usarse adecuadamente, si no se tienen en cuenta al menos los siguientes aspectos:

– Así como el centro de datos es un ente dinámico, el DCIM debe estar en permanente evolución y cambio, de allí que se requiera mantener actualizada la herramienta con la última versión disponible de firmware por parte del fabricante, para tener acceso a nuevas o más rápidas funcionalidades y capacidades.
– Con base en lo anterior, la gestión de los activos y sus MACD (los equipos se trasladan, se adicionan, se cambian y otros se desinstalan), requiere de una base de datos permanentemente actualizada del inventario de los activos, además del mantenimiento continuo de la configuración del sistema, por ejemplo, las políticas de notificación de alarmas y la definición de umbrales de esas alarmas por parte del personal responsable. Es otras palabras, es necesario contar con el personal capacitado, dispuesto y comprometido con mantener actualizado el DCIM y los activos con que interactúa, de hecho, puede ser totalmente contraproducente para la disponibilidad del centro de datos, si se siguen recomendaciones por planeación o predicción del DCIM basadas en información incorrecta o desactualizada. Como reza el dicho en procesos: “garbage in, garbage out”.

– Es indispensable que desde el inicio y durante la elaboración del marco operativo, tanto el área de TI como de Facilities trabajen juntos y conjuntamente entiendan los beneficios respectivos de contar con un DCIM. Si estas dos áreas no trabajan en conjunto lo más probable es que habrá falta de compromiso por mantener la herramienta actualizada y ajustada, usualmente desde el área de Facilities, causando que se siga presentando la brecha entre TI y Facilities, que el DCIM se promulga cerrar.
– Desarrollar, implementar y revisar periódicamente el proceso de integración del DCIM con las demás herramientas de gestión que pueda tener la organización, a saber, BMS, ITSM, Virtual Manager, etc., de tal manera que se pueda sacar el mejor provecho de cada una de ellas y de su sinergia.
– De igual manera, es importante contar con un ciclo de calidad que busque la mejora continua de los procesos de gestión y del uso de la herramienta misma del DCIM, implementando las lecciones aprendidas que se derivan del día a día de la operación del centro de datos.

El DCIM, pues, debe concebirse como una herramienta más del marco operativo del centro de datos que bien definida, configurada, además de actualizada y mantenida, aporta beneficios y ventajas significativas para la operación y mantenimiento de un centro de datos, a través del aprovechamiento tecnológico que los procesos de gestión del marco operativo pueden hacer de este.

La solución para aumentar la disponibilidad, continuidad de los servicios informáticos y eficiencia operativa pasa más por la buena ejecución, verificación y ajuste del marco operativo del centro de datos, que por la implementación de una herramienta de DCIM. De allí que subrayemos que el DCIM es la herramienta, no la solución.

Por: Juan Carlos Londoño Z. – Ingeniero Consultor Senior – INGENIUM
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